Księgowość w szkole - outsourcować czy nie?

Księgowość w szkole - outsourcować czy nie?

Księgowość w szkole to nie tylko pilnowanie budżetu, ale cała gama obowiązków związanych z zarządzaniem finansami placówki oświatowej. W skład tych zadań wchodzi m.in. prowadzenie dokumentacji finansowej, rozliczanie wynagrodzeń pracowników, sporządzanie sprawozdań, kontrola kosztów i przychodów, a także rozliczenia z ZUS, Urzędem Skarbowym czy jednostkami samorządowymi. Prawidłowe prowadzenie księgowości jest kluczowe, ponieważ każda pomyłka może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla szkoły.

Zarządzanie finansami szkoły może być prowadzone wewnętrznie, przez zatrudnionego księgowego, lub zlecone firmie zewnętrznej specjalizującej się w obsłudze finansowej. Jakie są wady i zalety obu tych rozwiązań? I czy outsourcing księgowości to dobra opcja dla szkół? Na te pytania odpowiemy w niniejszym artykule.

Kto może prowadzić księgowość w szkole?

Księgowość szkoły może być prowadzona przez:

  • Księgowego zatrudnionego w szkole - osoba ta jest częścią administracji szkoły i na co dzień zajmuje się wszelkimi sprawami związanymi z finansami placówki.
  • Firmę zewnętrzną specjalizującą się w usługach księgowych - to rozwiązanie, w którym szkoła korzysta z usług profesjonalnej firmy zajmującej się prowadzeniem ksiąg rachunkowych oraz realizacją wszelkich niezbędnych obowiązków związanych z finansami.

Każda z tych opcji ma swoje wady i zalety, które warto rozważyć przed podjęciem decyzji.

Księgowy w szkole - zalety i wady

Wiele szkół decyduje się na zatrudnienie księgowego na stałe. Jakie są zalety i wady tego rozwiązania?

Do zalet księgowego w szkole możemy zaliczyć m.in.:

  • Bezpośredni kontakt. Księgowy obecny w szkole jest na miejscu i ma pełny wgląd w bieżącą sytuację finansową placówki, ma stały dostęp do dokumentów, danych i współpracowników. Dzięki temu jest w stanie szybko reagować na zmieniające się warunki.
  • Szybszy przepływ informacji. Dzięki codziennej obecności w szkole księgowy ma łatwy i szybki dostęp do dyrekcji oraz innych pracowników, co usprawnia komunikację i przyspiesza podejmowanie decyzji dotyczących finansów
  • Znajomość specyfiki placówki. Zatrudniony księgowy, będący częścią administracji, doskonale zna strukturę organizacyjną szkoły, jej budżet oraz szczegółowe potrzeby finansowe, co może przełożyć się na bardziej efektywne zarządzanie środkami.

Wady księgowego zatrudnionego w szkole:

  • Wyższe koszty zatrudnienia. Zatrudnienie księgowego na etat wiąże się z kosztami wynagrodzenia, składek ZUS oraz innych świadczeń pracowniczych. W przypadku małych szkół może to być duże obciążenie finansowe.
  • Ograniczone kompetencje. Pojedynczy księgowy może nie posiadać szerokiej wiedzy specjalistycznej w każdym aspekcie księgowości, co w niektórych przypadkach może wymagać dodatkowej pomocy prawnej lub doradztwa.
  • Ryzyko błędów. Kiedy jedna osoba odpowiada za całość działań księgowych, istnieje ryzyko, że błędy mogą zostać niezauważone i mieć poważne konsekwencje dla finansów szkoły.

Zalety i wady outsourcingu księgowości

W coraz większej liczbie szkół dyrekcje rozważają outsourcing księgowości, czyli zlecenie obsługi finansowej placówki firmie zewnętrznej. Czy to rzeczywiście opłacalna opcja?

Do zalet outsourcingu księgowości zalicza się m.in.:

  • Profesjonalizm i doświadczenie. Firmy zajmujące się outsourcingiem księgowości zatrudniają specjalistów z różnych dziedzin, którzy posiadają aktualną wiedzę na temat zmieniających się przepisów prawnych i podatkowych. W przypadku szkół, które muszą przestrzegać skomplikowanych przepisów - to duża zaleta.
  • Redukcja kosztów. Outsourcing księgowości może być tańszy niż zatrudnienie pełnoetatowego pracownika. Zlecenie księgowości firmie zewnętrznej często obejmuje płatność za konkretne usługi, co eliminuje koszty związane z wynagrodzeniami, świadczeniami pracowniczymi czy szkoleniami.
  • Oszczędność czasu. Outsourcing odciąża dyrekcję szkoły i personel administracyjny, umożliwiając im skoncentrowanie się na zarządzaniu placówką i jej rozwoju. Zamiast monitorowania działań księgowych i śledzenia zmieniających się przepisów, odpowiedzialność za finanse przejmuje profesjonalna firma.
  • Aktualizacja wiedzy o przepisach. Księgowość podlega częstym zmianom w przepisach, a firmy outsourcingowe mają obowiązek śledzenia i wdrażania nowości prawnych, co jest kluczowe w sektorze oświatowym.
  • Redukcja ryzyka błędów. Firmy zewnętrzne posiadają mechanizmy kontroli jakości i wielopoziomową weryfikację dokumentów, co minimalizuje ryzyko popełnienia błędów.

Do wad outsourcingu księgowości w szkole możemy zaliczyć:

  • Brak bezpośredniego kontaktu. W sytuacjach nagłych, konieczność kontaktu z firmą zewnętrzną może wydłużyć czas reakcji na problemy. Brak osoby „na miejscu” może być odczuwalny w kryzysowych sytuacjach.
  • Mniejsza kontrola nad procesami. Zlecenie obsługi księgowej firmie zewnętrznej wiąże się z oddaniem części kontroli nad finansami szkoły. Placówka musi zaufać partnerowi zewnętrznemu, że wszystkie działania będą prowadzone zgodnie z umową, co w niektórych przypadkach może budzić obawy dotyczące transparentności procesów.
  • Ryzyko wyboru niewłaściwej firmy. Wybór odpowiedniego partnera do outsourcingu jest kluczowy. Nieodpowiednia firma może nie spełniać oczekiwań lub nie dostarczać usług na oczekiwanym poziomie.

Decyzja o wyborze odpowiedniego modelu księgowości powinna być uzależniona od potrzeb i możliwości szkoły, a kluczowym aspektem pozostaje zapewnienie wysokiej jakości obsługi finansowej dla stabilnego funkcjonowania placówki.

Outsourcing księgowości dla szkół. Czy to rozwiązanie opłaca się szkołom?

Decyzja o tym, czy zatrudnić księgowego w szkole, czy zdecydować się na outsourcing, zależy od wielu czynników, takich jak wielkość placówki, budżet oraz potrzeby. Niezależnie jednak od wybranej opcji, warto rozważyć skorzystanie z usług doświadczonej firmy, która pomoże zoptymalizować finanse i zapewni pełne wsparcie księgowe.

Jedną z takich firm jest Krajowa Kancelaria Rachunkowa, która od lat świadczy usługi księgowe dla szkół. Specjalizuje się ona w obsłudze finansowej placówek oświatowych, oferując kompleksowe wsparcie obejmujące prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczenia płacowe, obsługę podatkową oraz przygotowywanie sprawozdań finansowych. KKR posiada wieloletnie doświadczenie w pracy ze szkołami, co pozwala jej doskonale rozumieć specyfikę tego sektora. Dzięki temu szkoły mogą być pewne, że ich finanse są prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami, a wszelkie zmiany w prawie są na bieżąco uwzględniane.

Aby uzyskać więcej informacji na temat możliwości nawiązania współpracy z Krajową Kancelarią Rachunkową, należy skontaktować się z nią:

Kup artykuł sponsorowany na tej stronie >>
Komentuj
2 + 8=